Secuencias de incorporación

Las secuencias de incorporación son flujos de mensajes automáticos y de varios pasos que se ejecutan cuando se une un host nuevo, para que cada contratación reciba una bienvenida consistente.

Definir una secuencia #

Una secuencia es una lista ordenada de pasos. Cada paso tiene:

• un canal (WhatsApp y/o correo),
• un retraso en horas tras el paso anterior,
• una referencia a una plantilla de mensaje reutilizable.

Si tu agencia todavía no tiene ningún canal de mensajería conectado, el editor de secuencias lo dice sin rodeos: una secuencia que no tiene por dónde enviar registrará cada paso como omitido. Conecta WhatsApp en Configuración → Canales o el correo en Configuración de la agencia primero.

Cómo se dispara #

Cuando se acepta una postulación y se crea un contacto nuevo, la secuencia activa se envía automáticamente (con subagencias, la que se describe abajo). Los pasos se envían en orden, espaciados por sus retrasos.

Subagencias #

Si tu agencia tiene subagencias, una secuencia puede pertenecer a una. Toda la agencia y cada subagencia pueden tener una secuencia activa a la vez: activar una secuencia desactiva solo la otra secuencia activa de la misma subagencia, o de toda la agencia.

Un host nuevo que llega por una postulación recibe la secuencia activa de la subagencia en la que está su nueva cuenta de plataforma, o la de toda la agencia cuando no está en ninguna. Una subagencia sin secuencia activa no incorpora a nadie: sus hosts nuevos no reciben en su lugar la secuencia de toda la agencia. Las secuencias creadas antes de esto pertenecen a toda la agencia, así que en una agencia con subagencias, un host nuevo cuya cuenta de plataforma está en una subagencia no se incorpora hasta que esa subagencia tenga una secuencia activa propia.

Iniciar incorporación en un host ofrece la secuencia activa de cada subagencia en la que están sus cuentas de plataforma, y la de toda la agencia cuando una de sus cuentas no está en ninguna subagencia o aún no tiene ninguna. Cuando hay más de una, pregunta cuál enviar. A quienes están asignados a una subagencia solo se les ofrece la de su propia subagencia.

Al elegir la plantilla de mensaje de un paso, la secuencia de una subagencia ofrece solo las plantillas de esa subagencia, no las de toda la agencia, ni siquiera a quien trabaja en toda la agencia; una subagencia que quiera una crea la suya. Un paso de WhatsApp sale por el número que corresponde a la cuenta de plataforma para la que se inició la incorporación, igual que el de una campaña (ver WhatsApp).

En Secuencias de Incorporación, quienes están asignados a una subagencia ven y gestionan solo las secuencias de su propia subagencia; las de toda la agencia solo aparecen para quienes trabajan en toda la agencia. En la página de un host, cualquiera que pueda abrir el host ve el nombre de la secuencia que lo incorporó, sea de quien sea. El filtro Necesita atención de la lista de hosts, y el número junto a Hosts en el menú, incluyen a un host que no se ha incorporado solo cuando la subagencia en la que está su cuenta de plataforma, o toda la agencia para una cuenta que no está en ninguna, tiene una secuencia activa.

Una cuenta de plataforma en una subagencia eliminada cuenta como en ninguna, y la secuencia de una subagencia eliminada no incorpora a nadie.

Los hosts que ya van por la mitad de una secuencia reciben el resto de sus pasos tal como se programaron cuando empezó, y un paso de WhatsApp programado antes de este cambio sale por el número que habría usado antes.

Historial de ejecuciones #

Abre una secuencia y tienes una pestaña de Historial de ejecuciones. Cada envío queda registrado: cuándo se ejecutó, qué lo activó, cuántos pasos se evaluaron y cuántos fueron correctos, omitidos o fallidos. La columna de la lista en la página de secuencias muestra la última ejecución de un vistazo.

Un paso que espera su momento de enviarse aparece En cola, y después lo que pasó cuando llegó su momento: Hecho, Omitido con su motivo, o Fallido. En un correo, Hecho significa que se envió; uno retenido por los límites de envío de la agencia sigue En cola hasta que termina la retención, y luego aparece Hecho si salió o Fallido si no. En WhatsApp, Hecho significa que WhatsApp lo aceptó; el estado del propio mensaje muestra si se entregó. La incorporación de un host aparece Completada en su página cuando todos los pasos han seguido su curso. Un paso fallido no lo impide: aparece como Fallido aquí, en la ejecución, que es donde mirar cuando un host dice que un mensaje nunca llegó.

Abre una ejecución y la ves paso a paso: qué paso, qué pasó y por qué, en palabras claras. Un paso que no pudo enviarse se registra como Omitido con su motivo, en lugar de desaparecer:

Motivo	Significado
Ningún canal de mensajería conectado	La agencia no tiene ni WhatsApp ni correo configurados.
El paso no tiene plantilla de mensaje	El paso no apunta a nada que enviar.
El host no tiene correo electrónico	Un paso de correo para un host del que no tienes dirección.
El host no tiene teléfono	Un paso de WhatsApp para un host del que no tienes número.
La incorporación se detuvo antes de enviar este paso	Se deshizo la aceptación del host antes de que tocara el paso.
El host se archivó o se borró, o se borró su registro en esta plataforma, antes de enviar este paso	Ningún paso se envía a un host archivado o borrado, y ningún paso de WhatsApp se envía para un registro de plataforma borrado.
Los mensajes a los hosts estaban pausados cuando tocaba este paso	La suscripción de la agencia no estaba activa cuando tocaba el paso.
No se podía enviar mensajes al host cuando tocaba este paso	El host se había dado de baja, o su número estaba bloqueado o no era válido.
No se pudo iniciar la incorporación, así que este paso nunca se puso en cola	Algo falló mientras se iniciaba la incorporación. El paso aparece Fallido y nunca se envió.
Un valor de la plantilla está vacío para este host	Un paso cuya plantilla usa un valor que este host no tenía cuando empezó la incorporación, cuando se prepara el mensaje de cada paso. No se envía nada en lugar de un mensaje con un hueco.

Ese es el sentido del registro: «el host nunca recibió el mensaje de bienvenida» ahora tiene una respuesta en pantalla en vez de exigir un ticket de soporte.

Algo que conviene saber sobre cómo se leen las cifras:

• Se registra una ejecución por cada host que se incorpora, y sus conteos son los pasos de ese host, no un conteo de hosts. Una secuencia que dio la bienvenida a diez contrataciones tiene diez ejecuciones.

Las ejecuciones se conservan unos 90 días.

Omisión de canal #

Si un paso apunta a un canal que el contacto no tiene (por ejemplo, un paso de correo para un host sin dirección de correo), ese paso se omite; el resto de la secuencia sigue ejecutándose, y la omisión queda registrada en el historial de ejecuciones con su motivo.